Căn cứ Kế hoạch số 2623/KH-UBND ngày 27 tháng 6 năm 2023 của Ủy ban nhân dân phường về rà soát, đơn giản thủ tục hành chính nội bộ trên địa bàn phường Bình Trị Đông A giai đoạn 2022 – 2025.
Ủy ban nhân dân phường Bình Trị Đông A thực hiện rà soát, đơn giản thủ tục hành chính nội bộ và công bố danh mục thủ tục hành chính nội bộ được đăng tải trên cổng thông tin điện tử của Ủy ban nhân dân phường tại địa chỉ: https://phuongbinhtridonga.gov.vn/category/he-thong-van-ban/thu-tuc-hanh-chinh-noi-bo/ (thủ tục hành chính nội bộ) thuộc phạm vi cấp phường/xã như sau:
1. Trình tự thực hiện:
Bước 1: Tiếp nhận dự thảo văn bản, kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản.
– Trước khi phát hành văn bản, người phụ trách Văn thư kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện sai sót thì báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết.
– Ghi số của văn bản: Tất cả văn bản đi của cơ quan, đơn vị có thẩm quyền phải được ghi số theo hệ thống số chung của cơ quan, đơn vị mình và do Văn thư thống nhất quản lý; trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. Việc ghi số văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định tại Điểm a Khoản 3 Mục II Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ và đăng ký riêng. Việc ghi số văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại Điều 15 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ.
– Ghi thời gian ban hành văn bản: Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định tại điểm a khoản 1 Điều 15 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ. Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại điểm c khoản 1 Điều 15 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ.
Bước 2: Đăng ký văn bản đi.
Việc đăng ký văn bản bảo đảm đầy đủ, chính xác các thông tin cần thiết của văn bản đi. Văn bản được đăng ký bằng sổ hoặc bằng Hệ thống:
– Đăng ký văn bản bằng sổ: Văn thư cơ quan đăng ký văn bản vào Sổ đăng ký văn bản đi theo điểm a khoản 2 Điều 16 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.
– Đăng ký văn bản đi bằng Hệ thống: Văn bản được đăng ký bằng Hệ thống phải được in ra giấy đầy đủ các trường thông tin theo mẫu Sổ đăng ký văn bản đi, đóng sổ để quản lý. Văn bản mật phải được đăng ký theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.
Bước 3: Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ mật, khẩn.
– Nhân bản, đóng dấu của cơ quan, tổ chức và đấu chỉ độ mật, mức độ khẩn đối với văn bản giấy: Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng được xác định ở phần Nơi nhận của văn bản. Việc đóng dấu cơ quan, tổ chức và dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, được thực hiện theo quy định tại phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP.
– Ký số của cơ quan, tổ chức đối với văn bản điện tử: Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức được thực hiện theo quy định tại phần II phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP.
– Đóng dấu độ khẩn, mật: Việc đóng dấu các độ khẩn bao gồm “KHẨN”, “THƯỢNG KHẨN”, “HỎA TỐC”, trên văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại phần III phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP. Việc đóng dấu các độ mật “TỐI MẬT” (A), “TUYỆT MẬT” (B), “MẬT” (C), và dấu “Tài liệu thu hồi” được khắc sẵn theo quy định và phải gửi tài liệu, vật mang bí mật nhà nước theo hướng dẫn tại Khoản 3 Điều 7 Thông tư số 33/2015/TT-BCA ngày 20 tháng 7 năm 2015 của Bộ Công an; việc xác định nội dung bí mật nhà nước và đóng dấu chỉ mức độ mật thực hiện theo quy định tại phần III phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP. Đối với những văn bản có phạm vi, đối tượng được phổ biến, sử dụng hạn chế; sử dụng các dấu chỉ dẫn về phạm vi lưu hành, như: “XEM XONG TRẢ LẠI”, “LƯU HÀNH NỘI BỘ” và đóng dấu chỉ dẫn lên văn bản đi theo quy định tại phần III phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP.
Bước 4: Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát
văn bản đi.
– Văn bản đi phải hoàn thành thủ tục tại Văn thư cơ quan và phát hành trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản Khẩn phải được phát hành và gửi ngay sau khi ký văn bản. Văn bản đi được chuyển phát qua bưu điện phải được đăng ký vào Sổ gửi văn bản đi bưu điện. Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận và đóng dấu vào sổ (phụ lục IV Nghị định 30/2020/NĐ-CP). Việc chuyển giao trực tiếp văn bản cho các đơn vị, cá nhân trong cơ quan, đơn vị hoặc cho các cơ quan, đơn vị, cá nhân bên ngoài phải được ký nhận vào sổ đăng ký văn bản đi.- Việc phát hành văn bản mật đi phải bảo đảm bí mật nội dung của văn bản theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước, đúng số lượng, thời gian và nơi nhận.
– Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về nội dung phải được sửa đổi, thay thế bằng văn bản có hình thức tương đương. Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về thể thức, kỷ thuật, thủ tục ban hành phải được đính chính bằng công văn của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
– Thu hồi văn bản: Đối với văn bản giấy, trường hợp nhận được văn bản thông báo thu hồi, bên nhận có trách nhiệm gửi lại văn bản đã nhận. Đối với văn bản điện tử, trường hợp nhận được văn bản thông báo thu hồi, bên nhận hùy bỏ văn bản điện tử bị thu hội trên Hệ thống, đồng thời thông báo qua Hệ thống để bên gửi biết.
– Phát hành văn bản giấy từ văn bản được ký số của người có thẩm quyền:
Văn thư cơ quan thực hiện in văn bản đã được ký số của người có thẩm quyền ra giấy, đóng dấu của cơ quan, tổ chức để tạo bản chính văn bản giấy và phát hành văn bản.
– Trường hợp cần phát hành văn bản điện tử từ văn bản giấy: Văn thư thực hiện theo quy định tại điểm c khoản 1 Điều 25 Nghị định 30/2020/NĐ–CP.
Bước 5: Lưu văn bản đi.
– Lưu văn bản giấy: Bản gốc văn bản lưu được lưu tại Văn thư cơ quan và phải được đóng dấu ngay sau khi phát hành, sắp xếp theo thứ tự đăng ký. Bản chính văn bản lưu tại hồ sơ công việc.
– Lưu văn bản điện tử: Bản gốc văn bản điện tử phải được lưu trên Hệ thống của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. Cơ quan, tổ chức có hệ thống đáp ứng theo quy định tại Phụ lục VI Nghị định 30/2020/NĐ–CP và các quy định của pháp luật có liên quan thì sử dụng và lưu bản gốc văn bản điện tử trên hệ thống thay cho văn bản giấy. Cơ quan, tổ chức có Hệ thống chưa đáp ứng theo quy định tại phụ lục VI Nghị định 30/2020/NĐ–CP và các quy định của pháp luật có liên quan thì văn thư cơ quan tạo bản chính văn bản giấy theo quy định tại khoản 5 điều 18 Nghị định 30/2020/NĐ–CP để lưu tại văn thư cơ quan và hồ sơ công việc.
2. Cách thức thực hiện: Trực tiếp.
3. Thành phần, số lượng hồ sơ: Văn bản đã có chữ ký của người có thẩm quyền.
4. Thời gian giải quyết: Văn bản đi phải hoàn thành thủ tục tại Văn thư cơ quan và phát hành trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản Khẩn phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký.
5. Đối tượng thực hiện TTHC: Cán bộ, công chức, người hoạt động không chuyên trách dân phường.
6. Cơ quan giải quyết TTHC:
– Cơ quan có thẩm quyền quyết định: Ủy ban nhân dân phường.
– Cơ quan trực tiếp thực hiện TTHC: Văn thư Ủy ban nhân dân phường.
– Cơ quan phối hợp thực hiện TTHC: công chức, người hoạt động không chuyên trách phường.
7. Kết quả giải quyết TTHC:
Văn bản giấy đã được kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản, ghi số, ngày tháng năm ban hành văn bản và đóng dấu, ký số.
8. Phí, lệ phí (nếu có): 0 đồng.
9. Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai: không có.
10. Yêu cầu, điều kiện thực hiện TTHC (nếu có): không có.
11. Căn cứ pháp lý:
– Luật Lưu trữ 01/2013/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011;
– Luật Bảo vệ bí mật nhà nước ngày 15 tháng 11 năm 2018;
– Nghị định 01/2013/NĐ – CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ Quy định chi tiết thi hành một số điều của luật Lưu trữ;
– Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư;
– Nghị định 99/2016/NĐ – CP ngày 01 tháng 7 năm 2016 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu;
– Nghị định số 26/2020/NĐ – CP ngày 28 tháng 02 năm 2020 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của luật Bảo vệ bí mật nhà nước;
– Thông tư liên tịch 55/2005/TTLT – BNV – VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỷ thuật trình bày văn bản hành chính;
– Thông tư 04/2013/TT – BNV ngày 16 tháng 4 năm 2013 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức.
Đính kèm tài liệu: