- Căn cứ Quyết định số 5833/QĐ-UBND ngày 13 tháng 12 năm 2024 của Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh về việc công bố thủ tục hành chính nội bộ trong hệ thống hành chính nhà nước thuộc phạm vi chức năng quản lý của Văn phòng Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh.
- Ủy ban nhân dân phường công bố danh mục và nội dung chi tiết của thủ tục hành chính nội bộ được đăng tải trên Cổng thông tin điện tử của Ủy ban nhân dân Thành phố tại địa chỉ https://hochiminhcity.gov.vn/ (Thủ tục hành chính nội bộ) thuộc phạm vi cấp phường/xã như sau:
a) Trình tự thực hiện:
Bước 1: Cấp số, thời gian ban hành văn bản
– Số và thời gian ban hành văn bản được lấy theo thứ tự và trình tự thời gian ban hành văn bản của cơ quan, tổ chức trong năm (bắt đầu liên tiếp từ số 01 vào ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm). Số và ký hiệu văn bản của cơ quan, tổ chức là duy nhất trong một năm, thống nhất giữa văn bản giấy và văn bản điện tử.
– Việc cấp số văn bản quy phạm pháp luật: Mỗi loại văn bản quy phạm pháp luật được cấp hệ thống số riêng.
– Việc cấp số văn bản chuyên ngành do người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực quy định.
– Việc cấp số văn bản hành chính do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định.
– Đối với văn bản giấy, việc cấp số, thời gian ban hành được thực hiện sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản mật được cấp hệ thống số riêng.
– Đối với văn bản điện tử, việc cấp số, thời gian ban hành được thực hiện bằng chức năng của Hệ thống.
Bước 2: Đăng ký văn bản đi
– Việc đăng ký văn bản bảo đảm đầy đủ, chính xác các thông tin cần thiết của văn bản đi.
– Đăng ký văn bản.
– Văn bản được đăng ký bằng sổ hoặc bằng Hệ thống.
– Đăng ký văn bản bằng sổ.
– Văn thư cơ quan đăng ký văn bản vào Sổ đăng ký văn bản đi. Mẫu sổ đăng ký văn bản đi theo quy định tại Phụ lục IV Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.
– Đăng ký văn bản bằng Hệ thống
– Văn bản được đăng ký bằng Hệ thống phải được in ra giấy đầy đủ các trường thông tin theo mẫu Sổ đăng ký văn bản đi, đóng sổ để quản lý.
– Văn bản mật được đăng ký theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.
Bước 3: Nhân bản, đóng dấu, ký số của cơ quan, tổ chức và dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn
– Nhân bản, đóng dấu của cơ quan, tổ chức và dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn đối với văn bản giấy.
– Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng được xác định ở phần nơi nhận của văn bản.
– Việc đóng dấu cơ quan, tổ chức và dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, được thực hiện theo quy định.
– Ký số của cơ quan, tổ chức đối với văn bản điện tử Ký số của cơ quan, tổ chức được thực hiện theo quy định.
Bước 4: Phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
– Văn bản đi phải hoàn thành thủ tục tại Văn thư cơ quan và phát hành trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản khẩn phải được phát hành và gửi ngay sau khi ký văn bản.
– Việc phát hành văn bản mật đi phải bảo đảm bí mật nội dung của văn bản theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước, đúng số lượng, thời gian và nơi nhận.
– Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về nội dung phải được sửa đổi, thay thế bằng văn bản có hình thức tương đương. Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành phải được đính chính bằng công văn của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
– Thu hồi văn bản
+ Đối với văn bản giấy, trường hợp nhận được văn bản thông báo thu hồi, bên nhận có trách nhiệm gửi lại văn bản đã nhận.
+ Đối với văn bản điện tử, trường hợp nhận được văn bản thông báo thu hồi, bên nhận hủy bỏ văn bản điện tử bị thu hồi trên Hệ thống, đồng thời thông báo qua Hệ thống để bên gửi biết.
– Phát hành văn bản giấy từ văn bản được ký số của người có thẩm quyền:
Văn thư cơ quan thực hiện in văn bản đã được ký số của người có thẩm quyền ra giấy, đóng dấu của cơ quan, tổ chức để tạo bản chính văn bản giấy và phát hành văn bản.
Trường hợp cần phát hành văn bản điện tử từ văn bản giấy: thực hiện số hóa văn bản giấy và ký số của cơ quan, tổ chức.
Bước 5: Lưu văn bản đi
– Lưu văn bản giấy
+ Bản gốc văn bản được lưu tại Văn thư cơ quan và phải được đóng dấu ngay sau khi phát hành, sắp xếp theo thứ tự đăng ký.
+ Bản chính văn bản lưu tại hồ sơ công việc.
– Lưu văn bản điện tử
+ Bản gốc văn bản điện tử phải được lưu trên Hệ thống của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
+ Cơ quan, tổ chức có Hệ thống đáp ứng theo quy định thì sử dụng và lưu bản gốc văn bản điện tử trên Hệ thống thay cho văn bản giấy.
+ Cơ quan, tổ chức có Hệ thống chưa đáp ứng theo quy định thì Văn thư cơ quan tạo bản chính văn bản giấy theo quy định để lưu tại Văn thư cơ quan và hồ sơ công việc.
b) Cách thức thực hiện:
– Đối với văn bản giấy: phát hành, chuyển văn bản đến nơi nhận qua bưu điện hoặc giao trực tiếp.
– Đối với văn bản điện tử: Trực tuyến (thông qua Phần mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc).
c) Thành phần, số lượng hồ sơ: Thành phần, số lượng theo yêu cầu hồ sơ.
d) Thời hạn giải quyết: Không quá 0,5 ngày kể từ khi văn bản được ký.
Văn bản khẩn phải được phát hành và gửi ngay sau khi ký văn bản.
đ) Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: Sở, ban, ngành, Ủy ban nhân dân quận, huyện, thành phố Thủ Đức, Ủy ban nhân dân phường, xã, thị trấn.
e) Cơ quan giải quyết thủ tục hành chính: Bộ phận Hành chính/văn thư của các cơ quan, đơn vị cấp Thành phố, cấp huyện và cấp xã.
g) Kết quả thực hiện thủ tục hành chính: Văn bản đi được lấy số, nhân bản, đóng dấu và phát hành.
h) Phí, lệ phí (nếu có): Không.
i) Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai: Không.
k) Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục hành chính (nếu có): Không.
l) Căn cứ pháp lý của thủ tục hành chính: Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư.