Căn cứ Kế hoạch số 2623/KH-UBND ngày 27 tháng 6 năm 2023 của Ủy ban nhân dân phường về rà soát, đơn giản thủ tục hành chính nội bộ trên địa bàn phường Bình Trị Đông A giai đoạn 2022 – 2025.
Ủy ban nhân dân phường Bình Trị Đông A thực hiện rà soát, đơn giản thủ tục hành chính nội bộ và công bố danh mục thủ tục hành chính nội bộ được đăng tải trên cổng thông tin điện tử của Ủy ban nhân dân phường tại địa chỉ: https://phuongbinhtridonga.gov.vn/category/he-thong-van-ban/thu-tuc-hanh-chinh-noi-bo/ (thủ tục hành chính nội bộ) thuộc phạm vi cấp phường/xã như sau:
1. Trình tự thực hiện:
Bước 1: Tiếp nhận văn bản đến; đăng ký văn bản đến
1) Đối với văn bản giấy
a) Văn thư cơ quan kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), nơi gửi; đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của vàn bản trong bì.
Trường hợp phát hiện có sai sót hoặc dấu hiệu bất thường, Văn thư cơ quan báo ngay Chánh Văn phòng ủy ban nhân dân quận và thông báo cho nơi gửi văn bản.
b) Tất cả văn bản giấy đến (bao gồm cả văn bản có dấu chỉ độ mật) gửi cơ quan, tổ chức thuộc diện đăng ký tại Văn thư cơ quan phải được bóc bì, đóng dấu “ĐẾN”. Đối với văn bản gửi đích danh cá nhân hoặc tổ chức đoàn thể trong cơ quan thì Văn thư cơ quan chuyển cho nơi nhận (không bóc bì). Những bì văn bản
gửi đích danh cá nhân, nếu là văn bản liên quan đến công việc chung của cơ quan thì cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển lại cho Văn thư cơ quan để đăng ký.
c) Mẫu dấu “ĐÉN” được thực hiện theo quy định tại Phụ lục IV Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư.
2) Đối với văn bản điện tử
a) Văn thư cơ quan phải kiểm tra tính xác thực, toàn vẹn của văn bản điện tử và thực hiện tiếp nhận trên Hệ thống. Kiểm tra chữ ký số; kiểm tra, cập nhật các trường thông tin, số đến, thời gian đến được lưu trong hệ thống.
b) Trường hợp văn bản điện tử không đáp ứng các quy định tại điểm a khoản này hoặc gửi sai nơi nhận thì văn thư cơ quan phải trả lại cho cơ quan gửi văn bản trên Hệ thống. Trường họp phát hiện có sai sót hoặc dấu hiệu bất thường thì Văn thư cơ quan báo ngay người có trách nhiệm giải quyết và thông báo cho nơi gửi văn bản.
c) Văn thư cơ quan có trách nhiệm thông báo ngay trong ngày cho cơ quan, đơn vị gửi về việc đã nhận văn bản bằng chức năng của Hệ thống.
Bước 2: Đăng ký văn bản đến
1) Việc đăng ký văn bản đến phải bảo đảm đầy đủ, rõ ràng, chính xác các thông tin cần thiết theo mẫu sổ đăng ký văn bản đến hoặc theo thông tin đầu vào của dữ liệu quản lý văn bản đến. Những văn bản đến không được đãng ký tại Văn thư cơ quan thì đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết, trừ những loại văn bản đến được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật.
2) Số đến của văn bản được lấy liên tiếp theo thứ tự và trình tự thời gian tiếp nhận văn bản trong năm, thông nhât giữa văn bản giây và văn bản điện tử.
3) Đăng ký văn bản
Văn bản được đăng ký bằng sổ hoặc bằng Hệ thống.
a) Đăng ký văn bản đến bằng sổ – Văn thư cơ quan đăng ký văn bản vào sổ đăng ký văn bản đến. Mầu sổ
đăng ký văn bản đến theo quy định tại Phụ lục IV Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư.- Văn bản mật đến được đăng ký riêng.
b) Đăng ký văn bản đến bằng Hệ thống
Văn thư cơ quan tiếp nhận văn bản và đăng ký vào Hệ thống. Trường họp cân thiêt, Văn thư cơ quan thực hiện sô hóa văn bản đên theo quy định tại Phụ lục I Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư. Văn thư cơ quan cập nhật vào Hệ thống các trường thông tin đầu vào của dữ liệu quản lý văn bản đến theo quy định tại Phụ lục VI Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư. Văn bản đến được đăng ký vào Hệ thống phải được in ra giấy đầy đủ các trường thông tin theo mẫu sổ đăng ký văn bản đến, ký nhận và đóng sổ để quản lý.
4) Đối với bản fax, phải sao chụp (photo) lại trước khi đóng dấu Đen. Sau đó, khi nhận được bản chính, phải đóng dấu Đến vào bản chính và làm thủ tục đăng ký (số đến, ngày đến là số và ngày đã đăng ký ở bản fax).
5) Văn bản khan đến ngoài giờ làm việc, ngày lễ, ngày nghỉ, thì cán bộ, công chức, viên chức tiếp nhận có trách nhiệm ký nhận và báo cáo ngay với Chánh Văn phòng Hội đồng nhân dân và ủy ban nhân dân quận để xử lý.
6) Văn bản mật được đăng ký theo quy định của pháp luật vê bảo vệ bí mật nhà nước.
Bước 3: Trình, chuyển giao văn bản đến
1. Văn bản phải được Văn thư cơ quan trình trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo đến người có thẩm quyền chỉ đạo giải quyết và chuyển giao cho đơn vị hoặc cá nhân được giao xử lý. Trường họp đã xác định rõ đơn vị hoặc cá nhân được giao xử lý, Văn thư cơ quan chuyển văn bản đến đơn vị, cá
nhân xử lý theo Quy trình xử lý văn bản của ủy ban nhân dân quận và Quy chế này. Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được. Việc chuyển giao văn bản phải bảo đảm chính xác và giữ bí mật nội dung văn bản.
2. Căn cứ nội dung của văn bản đến, Quy chế làm việc của ủy ban nhân dân quận, Chánh Văn phòng ủy ban nhân dân quận ghi ý kiến chuyển văn bản đến Chủ tịch ủy ban nhân dân quận, các Phó Chủ tịch ủy ban nhân dân quận, hoặc các cá nhân có liên quan.
3. Căn cứ chức năng, nhiệm vụ của và kế hoạch công tác được giao cho đơn vị, cá nhân, Chủ tịch ủy ban nhân dân quận, các Phó Chủ tịch ủy ban nhân dân quận ghi ý kiến chỉ đạo giải quyết. Đối với văn bản liên quan đến nhiều đơn vị hoặc cá nhân thì xác định rõ đơn vị hoặc cá nhân chú trì, phối hợp và thời hạn giải
quyết.
4. Trình, chuyển giao văn bản giấy: Ý kiến chỉ đạo giải quyết được ghi vào mục “Chuyển” trong dấu “ĐẾN” hoặc Phiếu giải quyết văn bản đến theo mẫu tại Phụ lục IV Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư. Sau khi có ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền, văn bản đến được chuyển lại cho Văn thư cơ quan để đăng ký bổ sung thông tin, chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân được giao giải quyết. Khi chuyển giao văn bản giấy đến cho đơn vị, cá nhân phải ký nhận văn bản.
5. Trình, chuyển giao văn bản điện tử trên Hệ thống: Văn thư cơ quan trình văn bản điện tử đến người có thẩm quyền chỉ đạo giải quyết trên Hệ thống.
Người có thẩm quyền ghi ý kiến chỉ đạo giải quyết văn bản đến ưên Hệ thống và cập nhật vào Hệ thống các thông tin: Đơn vị hoặc người nhận; ý kiến chỉ đạo,trạng thái xử lý văn bản; thời hạn giải quyết; chuyển văn bản cho đơn vị hoặc cá nhân được giao giải quyết. Trường hợp văn bản điện tử gửi kèm văn bản giấy
thì Văn thư cơ quan thực hiện trình văn bản điện tử trên Hệ thông và chuyên văn bản giây đên đơn vị hoặc cá nhân được người có thẩm quyền giao chủ trì giải quyết.
Bước 4: Giải quyết, theo dõi đôn đốc, việc giải quyết văn bản đến
1) Chủ tịch ủy ban nhân dân phường có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản đến, giao người có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
2) Khi nhận được văn bản đến, các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết văn bản đến theo thời hạn yêu cầu của ủy ban nhân dân quận hoặc theo thời hạn yêu cầu của văn bản hoặc theo Quy chế làm việc, Quy trình xử lý vãn bản của ủy ban nhân dân quận. Những văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được giải quyết ngay.
3) Văn thư có nhiệm vụ tổng hợp số liệu văn bản đến, các cán bộ, công chức được phân công giúp việc cho lãnh đạo ủy ban nhân dân phường có nhiệm vụ theo dõi văn bản đến đã được giải quyết, đã đến hạn nhưng chưa được giải quyết đê báo cáo Chủ tịch ủy ban nhân dân phường.
4) Đối với văn bản đến có dấu “Tài liệu thu hồi”, các cán bộ, công chức được phân công giúp việc cho lãnh đạo ủy ban nhân dân phường có nhiệm vụ theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định.
5) Các cán bộ, công chức được phân công giúp việc cho lãnh đạo Ủy ban nhân dân phường có trách nhiệm đôn đốc, báo cáo Chủ tịch, các Phó Chủ tịch về tình hình giải quyết, tiến độ và kết quả giải quyết văn bản đến để thông báo cho các đơn vị liên quan, kịp thời nhắc nhở việc xử lý, giải qụyết.
6) Văn thư phường có trách nhiệm đôn đốc các đơn vị, cá nhân liên quan, báo cáo Chủ tịch ủy ban nhân dân phường về tiến độ và kết quả giải quyết văn bản đến.
2. Cách thức thực hiện: Trực tiếp.
3. Thành phần, số lượng hồ sơ: Văn bản đã có chữ ký của người có thẩm quyền.
4. Thời gian giải quyết:
Văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ khẩn: “Hỏa tốc (kể cả “Hỏa tốc” hẹn giờ), “Thượng khẩn” và “Khẩn” (sau đây gọi chung là văn bản khẩn) phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.
5. Đối tượng thực hiện TTHC: Cán bộ, công chức, người hoạt động không chuyên trách dân phường.
6. Cơ quan giải quyết TTHC:
– Cơ quan có thẩm quyền quyết định: Ủy ban nhân dân phường.
– Cơ quan trực tiếp thực hiện TTHC: Văn thư Ủy ban nhân dân phường.
– Cơ quan phối hợp thực hiện TTHC: công chức, người hoạt động không chuyên trách phường.
7. Kết quả giải quyết TTHC:
Tất cả các loại văn bản do cơ quan, tổ chức nhận được từ cơ quan, tổ chức, cá nhân khác gửi đến.
8. Phí, lệ phí (nếu có): 0 đồng.
9. Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai: không có.
10. Yêu cầu, điều kiện thực hiện TTHC (nếu có): không có.
11. Căn cứ pháp lý:
– Luật Lưu trữ 01/2013/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011;
– Luật Bảo vệ bí mật nhà nước ngày 15 tháng 11 năm 2018;
– Nghị định 01/2013/NĐ – CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ Quy định chi tiết thi hành một số điều của luật Lưu trữ;
– Nghị định số 30/2020/NĐ – CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư;
– Nghị định 99/2016/NĐ – CP ngày 01 tháng 7 năm 2016 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu;
– Nghị định số 26/2020/NĐ – CP ngày 28 tháng 02 năm 2020 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của luật Bảo vệ bí mật nhà nước;
– Thông tư liên tịch 55/2005/TTLT – BNV – VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỷ thuật trình bày văn bản hành chính;
– Thông tư 04/2013/TT – BNV ngày 16 tháng 4 năm 2013 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức.
– Quyết định số 4847/QĐ-UBND ngày 14/9/2021 của UBND quận Bình Tân về việc ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Ủy ban nhân dân quận Bình Tân.
Đính kèm tài liệu: